El siguiente es un breve artículo destinado a orientar a aquelles usuaries de Dolibarr que no sepan como hacer una actualización masiva de precios. Nos encontramos con este desafío por el contexto histórico de la economía Argentina. Al día de la fecha, ya van varios meses sino un año o más, en que la inflación representa un incremento de costos, de precios, del índice de precios general, de entre el 50 y el 100% anual. Dejando las cuestiones de macroeconomía, historia y política económica de lado, vamos al centro del tema:

Si, se puede hacer dicha actualización. Y no. No es difícil ni hay que instalar ninguna herramienta de pago. El proceso se realiza mediante el módulo “Importación de datos”, con las especificaciones

“Herramienta de importación de datos a Dolibarr (con asistente)

Versión: 15.0.1
Fichero del descriptor del módulo: modImport.class.php
Origen: Core”

El procedimiento puede resumirse a grandes razgos en 4 pasos “lógicos” que se encuentran cronológicamente mezclados, a saber:

1ro Instalar el modulo importación de datos.

2do Realizar una exportación de todos los productos cuyo precio se quiere actualizar en formato CSV

3ro Preparar el CSV para la importación.

4to Importar el fichero en la modalidad de actualización.

En la práctica veremos que la modificación del fichero CSV a importar, se hace en un impass del proceso del asistente de importación de Dolibarr, ya que accedemos al asistente para descargar el archivo que utilizaremos para importar, lo modificamos, y luego continuamos con el proceso hasta el final.

Cómo instalar el módulo de importación de datos.

1ro accedemos en el menú Inicio, a la opción “Configuración”

Al hacer click en configuración nos ofrece variadas opciones. Nosotros vamos a elegir: “Módulos”.

En la pantalla de módulos tenemos un campo para buscar los módulos disponibles por nombre. Vamos a escribir en ese campo “importación” guardando cuidado de escribirlo con tilde, ya que de otra manera no aparecerá.

Acá le vamos a dar click en la perillita, el botón que aparece abajo a la derecha del widget, para que quede activado, como se ve en la imágen siguiente.

Y listo! Muy fácil, verdad? Ya nos va a aparecer un botón arriba a la derecha que dice “Utilidades” desde donde podremos acceder a los asistentes de Importación y Exportación.
Esta es la interfaz del módulo… Bastante sencilla, con un menú de 2 opciones. Importar o Exportar.

Cómo realizar la exportación del fichero con todos los productos.

El 1er paso lógico es que exportemos todos nuestros productos y servicios, para tenerlos enlistados y hacer la modificación de precios. Para eso, desde la opción de “Utilidades” vamos a hacer click en en “Nueva Exportación”.

Acá vemos todas las tablas que podríamos exportar. A nosotros nos interesa según el caso “Productos y servicios” o “Servicios”. En nuestro caso utilizamos sólo “Servicios” pero eso depende del emprendimiento / empresa / negocio.
Vamos a elegir “Productos y servicios” haciendo click en la flechita blanca de la derecha.

El paso siguiente nos pide que seleccionemos cuales campos vamos a querer exportar de la tabla: vamos a seleccionar “Todo” para hacernos la vida más simple.

De los botones que aparecen en el encabezado Todo / Nada, seleccionamos “Todo”. Aparecerán los campos de la izquierda duplicados a la derecha.

Le damos a “SIGUIENTE PASO”, un botón que aparece abajo de todo a la derecha.

Elegir “SIGUIENTE PASO”

En el paso 3 podemos establecer filtros para los registros de la tabla que nos interesa exportar. En este caso lo vamos a dejar así, para que nos brinde una devolución completa. Vamos hasta abajo y ponemos “SIGUIENTE PASO” directamente.

SIGUIENTE PASO

En el 4to paso podemos reordenar los campos, las cabeceras de la tabla. Tampoco nos interesa. Lo que sí nos interesa, es llenar el campo que se encuentra abajo de todo a la izquierda con un nombre para el perfil de exportación, y GRABAR. Vamos a llamarlo “EXPORTAR TODO”. Esto nos va a simplificar la exportación futura de nuestra tabla. Una vez que grabamos el perfil, vamos nuevamente a poner SIGUIENTE PASO.

El paso 4 nos permite guardar un perfil de exportación

Por último, el último paso es generar el archivo CSV y descargarlo.

Le damos click en “Generar” y luego aparecerá un archivo en la lista, con la fecha y la hora actuales. Le damos click al archivo y nuestro navegador lo descargará.

Cómo preparar el CSV para la importación.

Bueno, esta es la parte en que los pasos lógicos se entreveran en lo cronológico, porque para preparar el fichero de importación, debemos ingresar en el asistente de importación, y llegar al paso 2, para descargar el formato necesario.

Entonces, 1ro -> Vamos a “Utilidades” y elegimos “Nueva importación”.

Es la pantalla de importación, idéntica a la de exportación pero para la función contraria.

Ahora vamos hacia abajo a buscar la tabla de productos.

Seleccionamos la opción productos haciendo click en la flecha blanca de la derecha.

Ya en el paso 2, vamos a descargar la plantilla modelo para la importación, en formato CSV, que nos indica el asistente que tendrá marcados con * los campos obligatorios. Esta va a ser nuestra plantilla sobre la cual vamos a trabajar, copiando columnas de la exportación que hicimos primero, y modificándolas, para luego importar y actualizar precios. Entonces elegimos “Descargar archivo de plantilla con información de contenido de campo (* son campos obligatorios)”

Ahora que tenemos tanto el fichero CSV con nuestros productos y/o servicios, que hemos exportado directamente de la base de datos con el asistente, y también tenemos el modelo a utilizar para realizar la importación, vamos a trabajar con Google Sheets. Vamos a subir los dos archivos a nuestro espacio de Google Drive.

Vamos a subir los dos archivos, y a abrirlos los dos, eligiendo la opción “Abrir con” (click derecho) y luego seleccionando Google Sheets (“Hojas de cálculo de Goolge”).

Nos debería quedar algo así como en la imágen inferior, es decir, una pestaña abierta por cada archivo.

Por un lado una tabla sólo con encabezados descriptivos y una sola fila de ejemplo, que es el fichero de importacion ejemplo.

Por otro lado tendremos abierto el archivo que exportamos con todos los datos de nuestros servicios y/o productos.

Esta es la imágen del archivo exportado con nuestros servicios y/o productos.

Vamos a chequear columna por columna del fichero “de importacion” o “de ejemplo” que es el 1ro que se ve en estas imágenes, y le vamos a ir pegando la información que tiene el que exportamos. Nos va a ir quedando parecido al que exportamos, pero con el encabezado y la primer fila de ejemplo.

Vamos copiando las columnas de la tabla exportada de nuestra base de datos, en el ejemplo de importación. Hay que tener cuidado que coincidan los formatos porque no siempre es así.

IMPORTANTE, ADVERTENCIA:

Es normal que el proceso nos lleve varias modificaciones, correcciones, y trabajo sobre las tablas CSV en Google Sheets. Hay que tener paciencia y ser meticulosos. Por ejemplo, en la tabla que exportamos, figura el código de país de manera numérica, y para el formato de importación, se solicita en valor de string.

Esta columna NO vamos a copiar y pegarla, sino que vamos a utilizar el prefijo AR en la columna de la tabla para importar, para TODOS los servicios o productos.
Una atajo del teclado útil en esta situación, es CTRL+ENTER, habiendo escrito AR en el encabezado de columna, y seleccionado la columna entera. Nos copia ese valor para toda la columna automáticamente.

Así vamos completando todas las columnas, una a una, cuidando seguir el formato que nos pide y nos brinda ejemplo en la fila de prueba, el ejemplo para importación. Una vez terminado, le damos a “Archivo”->”Descargar” y seleccionamos el formato CSV separado por comas.

En esta impresión de pantalla no están todas las columnas completas. No importa más que tengamos completas las columnas obligatorias (están todas al comienzo) y la columna con los precios actualizados. Ya tenemos el fichero a importar.

IMPORTANTE:

Sugerimos poner un nombre descriptivo al archivo descargado para que no se nos confunda con el vacío que descargamos de ejemplo. Por ejemplo “ARCHIVO PARA ACTUALIZAR PRECIOS MODIFICADO” o algo que nos resulte claro

Cómo realizar la importación del fichero de actualización.

Nos habíamos quedado en el paso 2 de la importación, cuando hicimos la descarga del fichero de ejemplo. Seguimos desde acá, seleccionando continuar con la importación de un CSV.

Hacemos click a la derecha en la flechita blanca para continuar.

En el paso 3 de la importación nos va a abrir una pantalla en la que podemos seleccionar un archivo de la computadora, y donde vamos a cargar nuestro archivo ya modificado con los precios nuevos, y formateado cuidadosamente para que no nos trabe el proceso.

Luego de seleccionar “AÑADIR ARCHIVO” este aparece en la lista, y ahí recién podremos hacemos click como siempre en la flecha de la derecha.

Acá aún no está añadido el archivo. Sólo está seleccionado. Hacemos click en “AÑADIR ARCHIVO” y cuando carga, si, avanzamos con la flecha.

Podemos chequear que sea el archivo correcto fijándonos en la fecha y hora en que se subió.

En el paso 4, elegimos los campos que vamos a importar, y nos fijamos que coincidan con los campos de destino. Sólo importan los requeridos, y la columna de precios.

Una vez que hicimos coincidir todos los campos (trabajo enorme, pero que se hace por única vez) vamos abajo a guardar el perfil de importación, para en futuras importaciones cargarlo directamente.

Cuando terminamos de configurar la coincidencia de campos de origen y destino, le damos nombre al perfil de imporación (abajo de todo) y luego a “GUARDAR ESTE PERFIL DE IMPORTACIÓN”.

Cuando terminamos con esto, le damos click a SIGUIENTE PASO, y en el paso 5 vamos a marcar la diferencia entre una importación regular de productos o servicios que aún no existen en la tabla, con la importación que nos interesa, que es de ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS. Esto lo hacemos configurando la importación con un campo de referencia como se ve en la siguiente imágen:

Así aparece el selector.

Y así nos tiene que quedar, cuando configuremos también que el nro de filas a saltearse es 2, marcando con el nro 3 el rango límite.

Fijense que el resto no hay mucho más para configurar. Son poquitas cosas.

Los últimos 2 pasos son: chequear que la importación esté lista, ejecutando la importación simulada, y luego hacerla efectiva. Sin embargo, en esta parte suelen aparecer varios errores en nuestra tabla, de formato, de columnas requeridas vacías, de distintos tipos. No duden en consultar por cualquier duda!!!

Ejecutamos la simulación de importación, y vemos qué errores tenemos en la tabla.

En mi caso, tengo un error porque mi tabla contiene dos registros vacíos al final. Simplemente vuelvo a Google Sheets, borro esos dos registros, vuelvo a descargar el archivo (sobreescribo el 1ro que descargué) y retorno al paso 3 para volver a subirlo.

Acá tenemos una explicación de los errores. Le faltan valores requeridos en dos filas, que son las últimas. Al chequear la tabla en Google Sheets, veo que están vacías totalmente, entonces simplemente las elimino.
Luego de corregir la hoja de cálculo (CSV) la descargo una vez más sobreescribiendo la anterior, y desde el paso tres del importador retomo la tarea. PACIENCIA!!

Cuando logremos que no nos de ningún error, tendremos la opción de realizar la actualización. Paciencia y más paciencia. Es difícil hasta que uno le agarra la mano, y luego es pan comido, actualizamos de forma rápida y sencilla.

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